Durante meses, este es el momento en que han estado esperando. Es "el día en vivo" en el nuevo software! Todo el mundo ha estado esperando la presentación grande. Estás nervioso. Después de todo, tenía un papel importante en la selección del software. Tú eres el que ha estado diciendo a todos lo grande que todo va a ser. Era su responsabilidad para coordinar la "conversión de datos". ¿Cómo la gente responde a la pregunta, "¿Qué pasó con mis datos?" Dirán "Wow, nunca pensé que nuestros datos podría parecer tan buena!" con una sonrisa o "¿Dónde está todo lo nuestro?" con una mirada de pánico y la desilusión. Si es esto último, me gustaría salir antes de que el linchamiento formula.
Conversiones de datos han recibido un mal golpe. ¿Por qué no? Es cierto que existen suficientes historias de terror para todos. Como todo lo demás, todo el mundo habla de las cosas malas que suceden, pero rara vez la gente compartir noticias sobre algo que ha salido bien - a menos que le preguntó.
Entonces, ¿cómo evitar la mirada de pánico y la desilusión? Usted tiene que comenzar con la apreciación de la magnitud de lo que estamos tratando. Con el fin de hacerle frente es necesario tener miedo de ella. No al azar a caminar en la jaula de un león en el zoológico o el paso de un avión sin paracaídas. Del mismo modo, el enfoque de una conversión de datos completamente preparado e informado. Entender el concepto de lo que va a suceder, cómo se ha ido y sobre los resultados que puede esperar recibir. El último punto, "espera recibir" es la más crítica. Vamos a dividir el proceso en 10 simples reglas.
Regla # 1: No entregue sus datos a un desconocido que nunca se han conocido, y les pedimos que gestione la conversión sin su entrada. Se necesita una persona clave en su extremo y tantas personas como sea necesario para participar en el proceso como un equipo de conversión interna.
Regla # 2: No pida la opinión de todos. Todos ellos quieren algo diferente y al final tendrá que separan a las personas que están peleando en la sala de conferencias. Seleccione "clave" de la gente dentro de la organización que utilizan el sistema ¿Qué pasa con mis datos?
Regla # 3: Cuando usted está decidiendo sobre qué datos se llevará a lo largo, ponerse a prueba en por qué lo necesita y cuál es el papel que desempeñará en el nuevo sistema. Recuerde, usted se está mudando a una nueva solución de software. Si usted pasa mucho tiempo por lo que es, como su antiguo sistema se pierde el impacto de lo que el nuevo sistema puede hacer por su organización. Cuando se toman decisiones los datos, decidir qué información va a ser en relación con el éxito. ¿Usted realmente necesita que el campo que se ha añadido hace 20 años y fue utilizado por el hombre que dejó? ¿Es una buena idea de traer viejos códigos numéricos sólo porque "la gente está acostumbrada a ellos". ¿Qué pasa con la gente nueva que usted contrata a que no están acostumbrados a ellos? Ahora es una buena oportunidad para asignar códigos antiguos a los nuevos que son más fáciles de trabajar. Evaluar lo que realmente necesita. Esto no sólo reducirá los costos de conversión, pero eliminar empantanarse con los antiguos datos irrelevantes en el día 1 de la nueva solución. Créame que nunca se lo perderá.
Regla # 4: Trabajar con un profesional de la conversión. Si está convirtiendo el nombre, dirección, ciudad, estado y código postal probablemente cualquiera que sepa cómo importar archivos puede hacer el trabajo. Si está convirtiendo una solución front office robusta que cuenta con clientes, candidatos, órdenes de trabajo, y luego más que usted necesita para trabajar con un experto profesional de conversión (s). Muchas cosas pueden salir mal. Antes de empezar a conocer los tipos de conversiones que se han realizado y hacer preguntas sobre lo que será el proceso. Si el experto de conversión simplemente quiere tomar los datos y ejecutar, poner los frenos. Ellos necesitan tu ayuda. Si ellos dicen que no lo hacen entonces comenzar la elaboración de un plan de desastre.
Regla # 5: Asegúrese de que sus datos están en buenas manos. Usted es la entrega de su completa base de datos hasta los topes de los datos confidenciales y la información que es esencial para su negocio. Pregunte cómo los datos serán tratados, que tienen acceso a ella y si se va a mantener en un lugar seguro durante el proceso. Que necesita para sentirse seguro de que sus datos va a ninguna parte, pero en su nueva base de datos.
Regla # 6: Los datos de conversión profesional necesita para trabajar con su organización con el fin de crear su "costumbre biblia de conversión". Esta es una lista de todos los datos que va a ser convertido y hacia dónde se dirigirá en el nuevo sistema. Incluso con un documento como éste, algo va a perder, pero se asegurará de que todos los datos importantes están cubiertos. Este documento también servirá como una herramienta de referencia para el día de vivir cuando se está tratando de averiguar donde un pedazo de datos. El equipo de conversión debe trabajar con el profesional de conversión con el fin de crear este documento. La participación del público es esencial en este caso. Nunca dé por sentado. Siempre haga preguntas. Manténgase involucrado.
Regla # 7: Utilice las pantallas actuales y si es posible comparar el contenido de campo con los datos en bruto que el profesional de conversión está trabajando con para asegurar que los datos de campo en la pantalla es la misma información que están buscando en los datos. Este es un proceso simple de hacerles saber lo que está en la pantalla para una pieza específica de información de un cliente o candidato, y luego tener que afirmar que X campo de los datos que están buscando se compara favorablemente. Los títulos en la pantalla en la mayoría de los casos no coincidirán con los títulos en la base de datos. Usted está viendo la parte exterior del coche y el profesional de la conversión es mirar debajo del capó. Usted puede utilizar el fax # # para almacenar células. En la base de datos de campo que todavía se llama fax #. Si no les dices que lo utilizan para la celda # que se convierte en # fax. Es necesario comparar juntos porque usted no puede saber la base de datos ha denominado como el fax #. Usted tuvo un cambio de imagen personalizado hace 10 años y sólo el título de pantalla fue cambiado.
Regla # 8: Tenga expectativas realistas acerca de lo que será el resultado. Si has seguido la regla # 6 que sabe lo que va a obtener y experta en la conversión sabe lo que quiere. Aún así, esperar lo inesperado. Es probable que el campo quedó en el olvido - pobre hombre. Por lo general, se trata de una pieza no vital de la información que se pueden conseguir si realmente lo quieres (piensa en esto). Sólo dígale al experto en conversión de lo que falta y lo más probable es que podría ser recuperada. Si se convierte a partir de un sistema heredado, puede ver el formato que es feo. A veces las notas del sistema heredado mirada atroz en un ambiente más contemporáneo. Eso es porque muchas veces el formato producido utilizando técnicas antiguas y cuando se retira del entorno de datos puede contener caracteres extraños y el espacio no correctamente. No se puede hacer mucho acerca de esto sin gastar una gran cantidad de dólares de conversión, así que trate de mirar más allá de esto, siempre y cuando se puede leer la información.
Regla # 9: Llega a un acuerdo con la premisa de que algunos datos no se convierten correctamente. Los diferentes sistemas de manejar las cosas de manera diferente. Lo que tiene sentido hacer bajo una filosofía trastorna el carro de manzanas en la otra. Si trata de forzar a un viejo diseño de un nuevo sistema, el resultado final será que los empleados tratan de usar el nuevo sistema como si fuera el viejo. Esto será frustrante y la empresa no será capaz de beneficiarse de las características que le ha hecho la transición desde el principio. Esto es muy difícil llegar a un acuerdo con el, pero es obligatorio si va a hacer un compromiso con la nueva tecnología. De lo contrario, ¿por qué gastar el dinero?
Regla # 10: Preparar a los empleados por el cambio. Proporcione detalles sobre cómo se puede comprobar sus datos en el día en vivo. Revisión de la conversión. Capacitar a todos cómo utilizar el software con un entrenador profesional. Discutir las diferencias del sistema. Elaborar un manual nuevo sistema procesal. Hable acerca de los nuevos procesos. Que la gente sepa que se puede estar un poco asustado. La vida tal como la conocen en el trabajo será diferente. Abordar las preocupaciones de los opositores y dejar claro que se espera que utilizar el nuevo sistema y que el viejo sistema no va a volver. Utilice su equipo de líderes de conversión para ayudar con la transición e inyectar afirmaciones positivas en el medio ambiente. Es un reto porque todo el mundo tiene que aprender el nuevo software y al mismo tiempo cumplir con sus responsabilidades laborales. Este es un momento emocionante, porque nuevas formas están disponibles con el fin de producir resultados más éxito y la rentabilidad. La empresa puede competir más eficazmente y mejorar la experiencia de servicio al cliente para los clientes y candidatos. Hacer esto evidente para los empleados. Compartir el plan de tecnología y hacer que todos se sientan parte de ella. Tienen los jefes de equipo disponible para ayudar a los nuevos usuarios. Usted está en el camino y se han convertido con éxito.
